各有关单位：

中国共产党西安石油大学第三次代表大会胜利闭幕，为贯彻习近平总书记对档案工作重要批示精神，落实《重大活动和突发事件档案管理办法》的具体举措，更好的发挥党代会档案以史鉴今、资政育人的作用，现开展西安石油大学第三次党代会档案全程全口径收集工作，请各参与单位高度重视，积极配合档案馆落实第三次党代会档案的归档工作，具体内容如下：

一、归档原则

1.党代会文件材料收集归档工作应本着“应归尽归”的原则，全面、详实、有序的收集相关材料，集中归档；

2.党代会文件材料收集归档工作应注意多种媒介、载体材料的收集，在全面收集纸质文件材料的同时，应特别注意声像、实物等门类材料的收集；

3.移交入馆的党代会档案须实现按件归档。

二、归档范围：

在筹备召开第三次党代会过程中产生的有重要保存价值的档案材料。具体包括但不仅限于以下内容：

（一）大会筹备阶段

1.党代会筹备的计划、方案；

2.召开会议的请示及上级批复、会议召开的通知、会议日程；

3.大会主席团、秘书长、副秘书长和代表、列席代表、特邀人员名单；

4.候选人登记表和情况介绍，大会选举办法；

5.会议筹备及代表、候选人选举工作中形成的文件、会议记录材料；

6.工作证、代表证、列席证及选票式样；

7.大会工作人员名单；

8.大会宣传材料及相关音频、视频及照片材料；标志性实物材料；

9.其他重要的或有价值的参考文件。

（二）会议进行阶段

1.工作报告、领导讲话、代表发言材料；

2.大会形成的各项决议材料；

3.选举材料，包括相关选举办法、选票、选举结果报告等；

4.各代表团会议材料；

5.相关音频、视频及照片材料；标志性实物材料；大会会议手册；

6.其他应归档的重要材料。

（三）会议结束阶段

1.大会总结,结论性材料；

2.大会决议、小组会议记录纪要；

3.大会选举结果的请示和上级批复；

4.会议讨论通过的文件；

5.党代会照片、录音、录像等声像材料制品（画册、光盘等）；

6.其他应该归档的重要材料。

三、重点归档单位

根据学校《关于筹备召开中国共产党西安石油大学第三次代表大会的通知》（西石大党组〔2023〕55号）精神，按照学校第三次党代会筹备工作领导小组分工安排，请各负责单位进行专项归档，即党政办公室、纪委、组织部、宣传部、统战部、团委、信息化建设与管理处（网络和数据中心）及相关单位。

四、归档要求

1.档案资料内容应客观、真实。

2.照片档案应为未经电脑软件修改处理的原始记录，并附简要文字说明，内容包括拍摄时间、地点、主题、人物（重要人物请说明其在照片中的位置）、拍摄者等。

3.音视频应播放流畅、音质和画质清晰，并附简要文字说明，内容包括拍摄时间、地点、主题、人物、拍摄者等。

4.实物档案应附简要的文字介绍。

五、归档时间

党代会闭幕后五个月内完成归档工作，归档文件及归档文件移交清单（附件），经部门负责人审核签字后于2024年6月5日前移交至档案馆，归档材料应做到齐全完整，手续完备。

六、联系方式

雁塔校区联系人：陈芳、杨茗溪、陈梦洁  

办公电话：029-88382270

鄠邑校区联系人：姜春宇  

办公电话：029-81469442

邮  箱：zhdas@xsyu.edu.cn

                                                                                                                                                                             西安石油大学档案馆

                                                                                                                                       2024年5月6日

附件：2024年度归档文件移交清单