西安石油大学档案管理办法

第一章  总  则

第一条  为了加强我校档案管理工作，提高档案管理水平，更好地为教学、科研和各项管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》《高等学校档案实体分类法与档案工作规范》等有关档案工作法令、法规，结合我校实际，制定本办法。

第二条  纳入学校档案管理工作序列的档案，是指学校在教学、科研、党政管理以及其他活动中，直接形成的具有保存、利用价值的文字、图表、声像、电子及实物等不同载体的文件材料及物品。

第三条  学校档案反映学校建立、发展的历史过程和历史面貌，是学校做好各项工作的重要依据和凭证，由档案馆集中统一管理，以确保档案完整、准确、系统和安全。

第四条  档案管理工作是维护学校历史真实面貌的一项重要事业，是建设高水平大学的重要基础工作之一，学校把档案工作列入整体发展规划，旨在加强对档案工作的领导和管理同时，实现档案管理工作的现代化与科学化。

第五条  档案馆的信息化建设纳入学校数字化校园建设规划，成为学校信息化建设的组成部分，与学校信息化建设同步发展。

第二章  档案工作体制与任务

第六条  学校档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长，对全校档案工作重大问题进行审定。各二级单位由一名领导负责本部门的档案工作。

第七条  档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是保存和提供利用本校档案的业务部门，在业务上受陕西省教育厅业务主管部门和陕西省档案局的指导、监督和检查。

第八条  学校各单位根据需要，配备1—2名专（兼）职档案人员，负责本部门文件资料的日常管理和年终立卷归档工作。各部门的专（兼）职档案人员在业务上受档案馆指导、监督和检查。

第九条  档案馆的基本任务：

（一）贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、法规、政策；

（二）制订本校档案工作规划、计划和规章制度，并组织实施；

（三）开展档案开放工作和档案保密工作，制定档案开放管理办法和档案保密措施，及时降密、解密、编制开放档案目录；

（四）负责对校内各单位的立卷归档工作进行指导、监督和检查；

（五）负责学校各类档案及重要资料的收集（接收）、整理、保管、鉴定、统计和利用工作；

（六）负责编制各类档案检索工具，汇编档案参考资料，开发档案信息资源；

（七）负责全校专（兼）职档案人员的业务培训与学习；

（八）开展档案学术研究和交流活动；

（九）开展档案宣传工作和利用教育活动；

（十）依托数字化校园建设环境，加快数字档案馆建设步伐，积极开发档案信息资源。

第三章  档案人员编制、经费、设备

第十条  档案馆应配备政治上可靠，工作认真负责并具有大学本科以上学历和档案业务知识扎实、年龄结构、数量合理的档案专职人员。

第十一条  档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针政策，热爱档案事业，忠于职守，坚持原则，遵守纪律，刻苦钻研业务，努力做好本职工作，积极为学校各项工作服务。

第十二条  各部门专（兼）职档案人员应相对稳定。

第十三条  档案工作经费列入学校预算，专款专用。学校各职能部门对于保存本部门归档文件材料所需的档案用品应在本部门经费中给予解决。

第十四条   档案工作用房应符合档案管理要求，做到库房、查阅室、办公室三分开，以保证档案的安全。

第十五条   逐步配置必要的硬件设备，以促进档案管理的现代化。

第四章  文件资料的形成、归档、移交和接收

第十六条  为了确保档案的完整性和系统性，应当建立健全文件资料的立卷归档制度。

第十七条  各单位应强化档案管理意识，做到“三纳入”、“四同步”。即：要把文件资料的形成、积累和归档工作纳入本部门的工作计划、纳入规章制度、纳入有关人员职责范围；在布置、检查、验收、总结各项工作时，同步进行档案工作的布置、检查、验收和总结等。做到每项重要工作都有完整、准确、系统的文件资料归档保存。

第十八条  各单位文件资料的归档范围和保管期限，按《西安石油大学各类档案归档范围和保管期限表》执行。本归档范围类目名称只规定了一般常规材料，对于不在上述规定归档范围内但又对本单位工作有保存、利用价值的文件资料，各单位认为需要归档的可交由档案馆保管。各单位也可以根据自己的职责范围、工作性质以及每年工作任务的变化，参考学校档案管理办法，制定本单位的归档类目（如各单位会议记录、内部形成的重要文件材料、教学和科研管理工作规定及各类统计资料等），由各单位自己保存。任何单位和个人不得将学校档案资料据为己有或自行处理。

第十九条  进一步健全文件形成部门的立卷归档制度。部门立卷归档工作应分工明确，协作配合。全校性、综合性的材料由党政办公室负责立卷归档，其余由党政办公室分流至有关职能部门立卷归档。科研课题档案由科研文件材料形成部门和课题组立卷归档。立卷归档如涉及多个部门，则由主办部门归档，其他部门协办。

第二十条  归档时间和手续

（一）归档时间

1．党群类、行政类、教学类、科研类、基建类、设备类、产品类、出版类、外事类、财会类等类别的综合性文件材料，按年度在次年六月底前归档；

2．按教学年度归档的教学档案在次年寒假前归档；

3．科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档；

4．当年财会档案，在会计年度终了后可暂由财会部门保管三年，期满后的次年六月底前归档；

5．随时接收上级规定应接收的档案和捐赠、代管、征集的档案。

（二）归档手续

1．接收档案必须履行移交手续，由立卷单位填写移交清册，一式二份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间等，交接双方必须签名；

2．归档的文件材料应格式统一、质地优良、书写工整、声像清晰，符合归档规范和标准，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等字迹不牢固的工具书写；

3．部门移交档案时，交接双方必须当面验收，确保归档材料完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写规范符合要求。凡不符合要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档。

第二十一条  全校各类人员在其职务活动中形成的、具有保存、利用价值的各种文件材料，必须按照规定及时归档。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆通过征集、代管等多种形式进行管理。提倡个人向档案馆捐赠档案，并对具有重大意义的捐赠者个人予以适当奖励。

第二十二条  学校二级单位主要领导岗位变动移交工作时，应将本单位档案资料移交作为移交工作的重要内容，凡在任期内不注重档案的收集和归档，移交工作资料不够系统完整者，应当及时补足档案资料。

第五章  档案的管理与统计

第二十三条  档案馆对保存的全部档案资料要进行科学分类、编目、排列上架、编制检索工具，逐步实现档案的科学化管理。

第二十四条  严格执行档案馆安全制度，确保档案安全。档案库房要有专人管理，并具有防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防强光、防高温、防有害气体等措施。

第二十五条  不断研究和改进档案保护技术，对已破损或字迹褪色的档案要及时进行修复或复制，最大限度地延长档案的保存期限。

第二十六条  建立档案统计制度，对档案的收进、移出及保管利用情况进行登记、统计。按照上级规定，准确编制档案工作基本情况统计年报并及时上报。

第二十七条  定期对档案、资料的保管情况以及保密情况进行检查，做好检查记录，发现问题应及时采取有效措施，必要时向主管校长报告。

第六章  档案的利用与编研

第二十八条  档案馆保存的全部档案，主要供本校利用。校内各单位教职工凭工作证，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅和利用属于公开范围的档案。属非公开范围档案的查阅和利用须由相关职能部门工作人员持《档案馆档案查阅审批单》进行查阅。

第二十九条  外单位或个人，需要查阅本校一般档案时，应持该单位正式介绍信。如需查阅的档案涉及重大问题或学校秘密，则应经党政办公室主任和保密办主任批准。

档案馆设立专门的阅览室，提供必要的检索手段和检索工具，为利用者提供方便。

第三十条  积极开展档案的编研工作，参加校内外编史修志工作，编写或配合有关部门编写重要参考资料，对档案资料进行研究整理，编辑出版。

第三十一条  属下列情况之一，在提供档案利用时要严加控制。

（一）涉及党和国家秘密的；

（二）涉及专利或技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成部门规定限制利用的。

第三十二条  对于重要的、珍贵的以及上述控制利用的档案和资料，一律不予外借，仅供在档案馆内查阅。

第七章  档案的鉴定和销毁

第三十三条  档案保管期限分为永久、长期、短期三种，确定的原则是：

（一）凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，有长远利用价值的档案，列为永久保管；

（二）凡是记述和反映本单位一般职能活动，在相当长时期内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为长期保管；

（三）凡是在较短时期内，本单位需要查考利用的档案，列为短期保管。

第三十四条  定期对超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作在主管校长领导下，由有关业务部门、校保密委员会、档案馆组成鉴定小组负责鉴定，鉴定小组的职责是：

（一）审核本校各类档案保管期限表；

（二）确定本校各类档案鉴定的原则和标准；

（三）调整库存档案的保管期限和密级；

（四）对超过保管期限的档案进行直接鉴定，并提出存毁意见。

第三十五条  过期的、无保存利用价值的档案，通过鉴定后应及时销毁。档案销毁前，要由鉴定小组写出报告、编制清册报主管校长批准后方可进行。档案销毁时要指定专人监销，严防失密。档案销毁后应报上级主管部门备案。

第三十六条  未经鉴定和批准，任何人不得销毁任何档案。

第八章  考核、奖励和处分

第三十七条  建立检查、考核和评比制度，明确岗位职责，对二级单位专（兼）职档案人员的工作情况定期进行考评。

建立档案工作通报制度，对档案管理工作中取得优异成绩的单位和个人给予表扬，对档案管理职责落实不到位、管理混乱，发生管理事故和不按时移交档案的单位及个人给予批评。

第三十八条  对热爱档案工作，刻苦钻研业务并有下列表现之一的集体或个人给予表彰和奖励。

（一）文件收集齐全完整、整理符合要求并按时向档案馆移交归档者；

（二）向学校捐赠重要或珍贵档案者；

（三）在档案的保护和现代化管理上做出显著成绩者；

（四）在档案的收集、管理、利用等方面成绩突出，为学校节约较多资金者；

（五）对安全保护档案，防止和挽救事故有功，使档案免受重大损失者；

（六）同破坏、盗窃、损毁档案的坏人坏事进行英勇斗争事迹突出者。

第三十九条  凡有下列行为之一者，学校将根据情节轻重，依照《中华人民共和国档案法实施办法》有关规定给予行政处分或经济制裁，直至追究法律责任。

（一）损毁、丢失、变卖、盗窃或擅自销毁档案者；

（二）将职务活动中形成的应归档的文件材料、资料据为己有，拒绝向档案馆移交归档者；

（三）擅自提供、抄录、复印、公布档案者；

（四）涂改、伪造档案者；

（五）向无关人员透露档案机密者；

（六）由于领导对档案工作不重视或工作人员玩忽职守，使档案遭受重大损失者。

第九章  附  则

第四十条  本办法由档案馆负责解释。

第四十一条  本办法自印发之日起施行。原《西安石油大学档案管理办法》（西石大〔2006〕74号）同时废止。