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查档须知

发布时间: 2018-03-07 16:19:16   作者:档案馆   来源: 本站原创   浏览次数:

查档须知

一、查档手续

(一)个人查档

本人前来办理查档须携带有效身份证件原件,代理人前来办理须出示委托人亲笔签名的《档案委托查询函》(http://archives.xsyu.edu.cn/xzzq/20170902/61239.html)、委托人有效身份证件复印件及代理人有效身份证件原件。

(二)因公查档

经办人须出示单位(部门)介绍信及个人有效身份证件原件。

(三)校外人员查档

本馆所存档案原则上仅供校内人员查阅利用,校外人员因公查档时,须持单位介绍信、档案形成单位知情同意书(相关负责人签字并加盖公章)并经档案馆负责人同意后方可查阅。

(四)查阅涉密档案

查阅密级档案者,必须经学校有关领导和馆领导批准,填写《借阅保密档案审批表》(http://archives.xsyu.edu.cn/xzzq/20170902/61228.html)后方可实施,并严守档案机密,不得泄露有关内容。

二、常用档案查阅规则

(一)录取新生名册、成绩单、学位审批材料

本人前来办理,须携带有效身份证件原件;代理人前来办理,须出示委托人亲笔签名的《档案委托查询函》、委托人有效身份证件复印件及代理人有效身份证件原件。利用者须准确提供入学时间、毕业时间、学院、专业、生源地、是否获得学位等基本信息。

(二)基本建设类档案

基本建设类档案原则上仅对基建处人员提供借阅,其他单位(部门)因公查阅时须提供个人有效证件、本单位(部门)开具的介绍信。复制图纸须签署相关利用承诺书。

(三)查阅人事类档案

查阅人事类档案查阅单位须经人事处同意方可查阅。

(四)查阅财务类档案

查阅财务类档案须由计财处人员陪同查阅,或经财务处同意,填写《西安石油大学财务档案查阅申请表》(http://archives.xsyu.edu.cn/xzzq/20171019/62706.html)及本人工作证件方可查阅。

(五)查阅科研类档案

查阅科研类档案须经科研项目负责人同意方可查阅。科研密级档案利用参照涉密档案执行。

(六)重要档案

历史档案、珍贵档案及大批量档案查询利用,须经档案馆馆长同意方可查阅。

 

查档利用具体规定请参见《西安石油大学档案借阅利用制度》,未尽事宜请与档案馆联系咨询(电话:雁塔校区029-88382270,鄠邑校区029-81469442)。