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西安石油大学文件材料立卷归档办法

发布时间: 2017-09-02 15:36:09   作者:档案馆   来源: 本站原创   浏览次数:

西安石油大学文件材料立卷归档办法

为了使我校文件材料立卷归档工作科学化、规范化、标准化,确保各类档案的齐全、完整、系统,提高案卷质量,根据国家、教育部有关规定及《西安石油大学档案管理办法》,制定本办法。

一、立卷归档工作的管理

    1.档案是各部门、各单位工作中形成的原始记录,是各单位历史面貌的真实反映,是对工作进行查考、总结、研究、评估的重要依据。各职能部门和个人在职务活动中形成的各种载体的档案材料,都必须按照规定送交学校档案部门集中管理,任何单位和个人均不得据为已有或自行处理。

    2.各类文件材料的形成、积累、整理和归档,是确保档案齐全完整的基础,各单位必须对档案工作实行“三纳入”和“四同步”管理,即将立卷归档工作纳入本单位的工作规划、计划,纳入各项管理制度,纳入有关人员的职责范围,在布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作。作到每项重要工作都有完整、系统、准确的文件材料归档保存。

    3.进一步健全文件材料形成部门立卷归档制度。本校各处级单位均为立卷部门,各部门必须有一位负责人分管本部门立卷归档工作,并根据具体情况配备一至二名专(兼)职档案人员,负责本部门文件材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作。档案部门应派专人对各部门立卷归档工作进行指导。

    4.凡对科研成果、产品规划与试制、基建工程、重要设备等进行鉴定验收时,有关业务部门必须通知学校档案部门参加,并会同档案人员对应归档的文件材料加以审查,签署意见,没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不得予以验收和上报成果。

二、归档范围和归档时间

(一)归档范围

1.凡是能反映本校各部门各类工作活动,并对日后工作具有查考、利用价值的各种文件材料、电报、薄册、图表、工作计划、总结、会议记录等文字材料;其它各种载体(照片、录音、录像、磁盘、光盘)的记录材料;各类校级及其以上的奖状、奖牌、锦旗等;各类有纪念意义的礼品;停止使用的印章等,均属归档范围。

2.上述应归档的文件材料,按照其产生的部门及所记述的内容性质,可分为以下十个主类和三个辅类。

十个主类:

   (1)党群类:主要包括本校党委、工会、团委系统以及民主党派等组织在党群管理工作中形成的各种文件材料;

   (2)行政类:主要包括本校人事、监察、审计、后勤等行政管理部门在行政管理工作中形成的各种文件材料;

   (3)教学类:主要包括本校各类教学管理部门、各院(部、系)在教学管理、教学实践、教学研究、实验室管理等活动中形成的文件材料;

   (4)科学研究类:主要包括本校科研管理部门、各类科学研究机构、各单位科研人员在科研管理和科研实践活动过程中形成的各种文字、图表、数据、声像等文件材料;

   (5)基本建设类:主要包括本校基建部门在基建管理活动中形成的文件材料和各类基建项目(包括新建、改建、扩建、维修、加固等)从酝酿、决策到建成使用工作中形成的各种文字、图表、图纸等材料;

   (6)仪器设备类:主要包括本校设备管理部门、使用部门在设备管理工作中形成的文件材料和各种国产或国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件及在招投标、接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料;

   (7)产品生产与科技开发类:主要包括本校校办企业管理部门、各校办企业和科技开发部门,在企业管理和产品生产、开发、销售等工作中形成的文件、图纸、图表、数据及其样品或样品照片、录像等;

   (8)出版类:主要包括本校正式编辑、出版的校报、学报、高教研究,各专业杂志、书籍的样本、原稿及编辑出版工作中形成的管理文件;

   (9)外事类:主要包括本校外事管理部门、本校各类人员出席国际学术会议、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍及港澳专家与教师在教学、科研及其它外事活动中形成的文件材料;

   (10)财会类:指学校财务部门及各独立核算部门在会计工作中形成的会计凭证、会计账薄、会计报表等会计核算材料及财务管理材料;

    三个辅类:

  (1)声像类:指各部门在各项工作中形成的有保存价值的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、幻灯片、影视胶片等磁性载体材料及各类机读材料。

(2)实物类:指学校获得的奖状、奖牌、锦旗;各类有纪念意义的礼品;学校历年使用的校徽、纪念章、停止使用的印章等。

(3)人物类:指本校校级以上领导干部、正高级职称专业技术人员在其职务活动中形成的各种专著、论文、科研报告、证书、证章、来往信函等材料;

3.各类档案的具体归档内容详见《西安石油大学各类档案归档范围和保管期表》。

   (二)归档时间

    1.党群、行政、外事、出版类,按年度在次年六月底以前归档;

    2.教学类按教学年度在次学年12月底前归档;

    3.科研、基建、产品类在项目完成后两个月内归档;

    4.仪器设备类随机文件材料在开箱验收后二个月内归档,管理、使用、维修和改进工作中形成的材料在次年六月底以前按年度归档;

    5.财会类档案按年度立卷,在财务部门保存一年后归档;

    6.人物档案随时归档。

三、归档文件材料及案卷质量要求

   (一)归档文件材料的质量要求

    1.凡归档的文件材料必须准确、真实;

    2.归档的文件材料要符合文件制作要求,标题、落款、时间(年、月、日)、印章、签发必须齐全完整;

    3.凡归档的文件材料应质地优良、书写工整、字迹、声像清晰;

    4.凡归档的文件材料应使用兰黑或碳素墨水书写,严禁使用铅笔、水彩笔、圆珠笔、纯兰墨水等易褪色材料书写;

5.归档的文件材料纸张幅面应符合要求,一般文件材料应为A4 型 (210 × 297)或 16 开型 (260mm × 184mm) ,其它表格必要时可用 8 开型 (260 × 368) 或 A3 型 (420 × 297);

    6.归档的文件材料必须是原件,任何单位或个人不得将原件留下,用复印件顶替。

   (二)案卷质量要求

    1.应归档的文件材料,齐全完整;

    2.分类清楚,并保持文件之间的有机联系;

    3.案卷标题确切、卷内文件排列有序;

    4.保管期限、密级划分恰当;

    5.卷皮、目录、备考表书写清晰正规;

6.案卷装订美观牢固。

(案卷质量具体要求详见“西安石油大学文件材料归档程序及案卷质量要求细则”)

四、立卷分工

    学校实行文件形成部门立卷归档制度,具体分工如下:

    1.学校的收文(包括:中央、地方各级党政管理部门、各类业务领导部门下达的文件以及兄弟单位的来文、来函),一律由承办部门立卷。学校收到同一文件有数份并同时分送几个部门时,由业务主管部门或主办部门立卷;

    2.以学校或校内部门名义的发文,由承办部门立卷,几个部门共同办理的文件由主办部门立卷,学校各部门互送的文件,由制成部门立卷;

    3.各职能部门以学校名义召开的全校性专门会议、干部会议以及各类活动(校庆、运动会、普选等)所形成的文件材料,由主办单位立卷归档;

    4.各支部、总支、分党委形成的文件材料,由组织部归口立卷;

    5.各单位工会工作中形成的文件材料,由校工会归口立卷;

    6.学生会、研究生会、以及学生社团材料,由校团委归口立卷;

    7.学校教学管理和教学实践活动中形成的文件材料由教务处、研究生部及各院(部、系)归口立卷归档;有关实验室管理文件材料由实验室管理处归口立卷归档;有关本科教学评估文件材料由高教研究与评估中心归口立卷归档。

    8.学校形成的科研管理文件材料,由科技处立卷归档,各单位形成的科研项目材料,由课题组整理立卷后交科技处统一归档;

9.仪器设备档案材料,由国有资产处归口立卷归档;

    10.基建工作管理和项目建设中形成的文件材料,由基建处归口立卷归档;

    11.财务工作管理和会计活动中形成的文件材料,由财务处归口立卷归档;

    12.外事工作管理和外事活动中形成的文件材料,由国际交流与合作处中心归口立卷归档;

    13.各类公司、产业、开发中心工作管理和科技开发活动中形成的文件材料,由科技处归口立卷归档;

    14.编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料,由期刊中心立卷归档;

15.学校各项活动中形成的声像载体档案,由各制作单位立卷归档。

16. 临时性机构、撤销机构形成的材料由该部门立卷归档,并于机构撤销前向学校档案部门移交;

17. 各单位向学校党政领导机构的请示及党政领导机构对其的批复,由请示部门一并归档;

18. 我校与外单位合作开发的项目、合作办学形成的材料,若我校为主办单位,则必须由相应的经办部门归档一套完整的材料;若我校为协办,则只需归档与承办任务有关的部分材料,但应注明其他材料的去向;

19. 学校各级领导或工作人员外出开会带回的会议材料,综合性的交由党政办公室归档;专业性的,交所在单位专(兼)职档案管理员归档。

五、立卷归卷要求

   (一)各立卷部门要建立健全平时归卷制度,对处理完毕或领导批存的文件材料,由专(兼)职档案人员负责集中统一保管。

   (二)多项工作承办人员,应在工作结束后半月内,将处理完毕的材料,收集齐全,加以整理,送交本单位专(兼)职档案人员归卷,对制作不合要求的文件材料,立卷人员有权退回,要求重新制作。

   (三)各部门专兼职档案员职责:

    1.了解本单位的工作任务,掌握立卷归档工作的规定和方法,按照要求主动地做好立卷归档工作;

    2.认真执行平时归卷制度,根据本单位工作范围和当年工作任务,编制平时归卷使用的“案卷类目”,设立卷夹,对本部门处理完毕的文件材料,及时收集归卷,集中统一管理;

    3.对因工作需要临时借用的文件材料,应积极提供利用,并在临时借用文件登记表上登记,归还时注销;

    4.监督、检查本单位产生的文件材料的齐全、完整、准确和制作质量,对不符合要求的应督促承办人员更正;

    5.负责文件材料的安全、保密工作,防止文件的丢失和泄密;

    6.负责本单位应归档文件材料的收集、整理工作;

7.按照归档立卷要求,如期向档案室移交归档。